Data Protection

Data Protection Policy (Last updated: 9 November 2022)

The International Music Institute Darmstadt (IMD), a cultural institute of the City of Darmstadt, records, stores, processes and uses data in the course of its duties, e. g. as presenter of the Darmstadt Summer Course, or as a public library and archive. IMD undertakes to protect the privacy of all persons whoentrusted us with their data. As a public body, the City of Darmstadt, and therefore IMD too, is subject to extensive data protectionn regulations. This is based on applicable legal regulations like the General Data Protection Regulation (GDPR), the Hessian Data Protection and Information Act (HDSIG) and the German Telemedia Act (TMG).

1. Transmission of personal data when using our website

Our website is hosted by the company ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, D-02742 Friedersdorf, Germany) on our behalf and according to our specifications in a data processing contract.

By accessing our website internationales-musikinstitut.de / darmstaedter-ferienkurse.de your web browser automatically transmits information to us, more specifically to the server at ALL_INKL.COM. These data are stored in the so calles server log files. They are as follows:

– type and version of web browser
– operating system
– URL of the previously visited page
– IP address of the inquiring computer
– transmission status
– date and time of the server inquiry

These data are not correlated with other sources. The storage is effected for statistical and safety purposes as well as for optimizing our website.

Beyond that, we only collect personal data via our website if you provide us with such data voluntarily, for example by completing and submitting an online form.

1.1 Vimeo

Our website uses features provided by the Vimeo video portal. This service is provided by Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

If you visit one of our pages featuring a Vimeo plugin, a connection to the Vimeo servers is established. Here the Vimeo server is informed about which of our pages you have visited. In addition, Vimeo will receive your IP address. This also applies if you are not logged in to Vimeo when you visit our website or do not have a Vimeo account. The information is transmitted to a Vimeo server in the US, where it is stored.

If you are logged in to your Vimeo account, Vimeo allows you to associate your browsing behavior directly with your personal profile. You can prevent this by logging out of your Vimeo account.

For more information on how to handle user data, please refer to the Vimeo Privacy Policy at https://vimeo.com/privacy.

2. Further recording of personal data

We furthermore record, store, process and use peronal data in the following situations where we shall explicitly draw your attention to this at an appropriate point:

– when you register/apply for the Darmstadt Summer Course
– when you book tickets for our events
– when you use our library and archive
– when you get your press accreditationn as a journalist

3. Purpose

IMD uses the personal data provided by you (e. g. form of salutation, name, address, phone numer or e-mail address) to respond to your inquiries, process your orders, grant you access to specific information or offers or fulfill contracts or agreements.

For statistical purposes, we also record dates of birth and nationality of participants of the Darmstadt Summer Course.
For documenting a justified reserach interest, we collect research topics and contact data of persons who access and use the IMD archival materials.

4. Earmarked use

IMD will record, store, process and use the personal data provided by you only for the given purposes.

5. Transmission of data

Generally, we shall not transmit your personal data. In the following cases, though, it can be necessary:

In an application process, for instance for Darmstadt Summer Course projects or competitions, applicants provide IMD with data and materials voluntarily. These must be transmitted to tutors and / or juriy members that are involved in the project and named in the respective call or project description.

If necessary for organizational reasons, IMD will transmit contact data of Darmstadt Summer Course participants to tutors and external members of the Darmstadt Summer Course team. They are informed about our privacy policy and requested to delete these data when the project is finished.

Beyond that, we will only transmit your personal data where required by law or if you have given your permission. We will not transfer your data to third parties for commercial purposes.

6. Auftragsdaten

Das IMD hat mit folgenden Partnern Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) abgeschlossen, die den Umgang mit Daten gemäß der DSGVO regeln:

Unser Partner für Webhosting:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Hauptstraße 68, D-02742 Friedersdorf, Deutschland

Unser Partner für Online-Ticketing und Online-Buchung für die Darmstädter Ferienkurse:

ztix GmbH
Platz der deutschen Einheit 21, D-64293 Darmstadt, Deutschland

ztix ist vom IMD beauftragt, Kundendaten bei Buchungsvorgängen zu erheben, zu speichern und ausschließlich dem IMD zur Verfügung zu stellen.

7. Dauer der Speicherung

Grundsätzlich ist das IMD als Verwaltungseinheit der Wissenschaftsstadt Darmstadt verpflichtet, Daten für die Dauer von 10 Jahren vorzuhalten.

Kontaktdaten von Teilnehmer*innen und Mitwirkenden der Darmstädter Ferienkurse müssen vom IMD auch darüber hinaus gespeichert werden, um beispielsweise im Fall einer zukünftigen Verwendung von Dokumentationen künstlerischer Projekte mit den Urheber*innen und an der Produktion Beteiligten in Kontakt treten zu können.

Die Darmstädter Ferienkurse und das IMD haben eine über 70-jährige Geschichte, etliche beteiligte Künstler*innen haben Musikgeschichte geschrieben und schreiben sie weiterhin mit. Es besteht ein großes Interesse der Forschung an Informationen über das Wirken von Künstler*innen bei den Ferienkursen und dem Zeitpunkt ihrer Teilnahme bzw. Tätigkeit. Diesem Forschungsinteresse möchten wir nachkommen und speichern Informationen darüber (z. B. in Form von Teilnehmerlisten) im Archiv, sofern der Speicherung und Auswertung nicht widersprochen wird. Die Verwendung dieser Informationen ist durch das Hessische Archivgesetz, die Hessische Gemeindeordnung und die Archivsatzung der Stadt Darmstadt geregelt.

8. Auskunft und Widerruf

Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union bewirkt ab 25. Mai 2018 eine ausdrückliche Stärkung Ihrer Rechte gegenüber allen Stellen, die ihre Daten verarbeiten; also auch gegenüber dem IMD als Kulturinstitut der Wissenschaftsstadt Darmstadt.
Sie haben insbesondere das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, das Berichtigen unrichtiger Angaben und die Löschung nicht mehr erforderlicher Daten – soweit diese Angaben nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufzubewahren sind. Zudem können Sie eine freiwillig erteilte Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen.

Bitte wenden Sie sich hierzu oder auch mit Anregungen, wie wir unsere Verfahren verbessern können, schriftlich an uns: imd@darmstadt.de.

Hinweise zum Datenschutz in den Sozialen Netzwerken

Sie finden das IMD auch auf YouTube, Facebook und Instagram.
Um diese Inhalte sehen zu können, müssen Sie kein Mitglied der jeweiligen Social Media Plattform sein. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass die Plattform-Anbieter bei jedem Besuch einer unserer Seiten bei Youtube, Facebook und Instagram (beispielsweise durch Ihren Klick auf den entsprechenden Link in der Fußzeile unserer Website) Daten der Besucher*innen erheben, speichern und verwenden.
Das IMD hat auf die Erhebung und weitere Verwendung dieser Daten keinen Einfluss, da sie vom jeweiligen Betreiber der Plattform vollzogen wird. Angaben darüber, welche Informationen erfasst werden, finden Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen:

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